いつもご近所から回ってくる町内会や自治会のお知らせなどの回覧文、目を通しているけれどいざ、自分が班長などになった時、回覧文書はどの様に何を書けば良い？
前任の方と面識があるならば、引き継ぎの際に前任の方が作成したものを引き継いで利用させていただくお願いをするのが良いでしょう。
その地域のやり方があるでしょうし、経験された方に習うことが一番良いですが、それは難しい場合もあるでしょう。
そのような場合に使える、町内会や自治会などの回覧通知の書き方と文例をご紹介しますので参考にしてください。
回覧板を上手く作るポイント
町内会や自治会の班長になった場合、その地域ごとで役割はそれぞれ違いますが、とても重い任務に思いますよね。
また、周りがご高齢の方だったり、長く居住されている方が多いとその地区それぞれの決まり事があったりと、とても気を使う場面が多いはず。
回覧する通知もその一つ、失礼のない言葉で誰にでもわかりやすく要件を伝える文書作成が大切です。
回覧文には、次の8つのポイントに気をつけて書くようにしましょう。
- 作成日
- 宛名
- 通知者名
- 表題（何についての通知であるか）
- 時候の挨拶
- 本題
- 行事の日時、場所（集金のお知らせならば金額）
- 連絡先
行事の日時や場所などは、箇条書きにすると、とてもわかりやすい通知になります。
回覧する通知はテンプレート（定型文）を利用する
普段、回覧板は見ているけれど、どのように書かれていたのか記憶にない、自身が班長になり作成するとなった場合は大変困ってしまいますよね。
しかし、回覧板の通知はテンプレート（定型文）を利用することで、難しく考えることなく作ることができます。
町内会、自治会の行事は、総会、清掃活動や祭りごと、会費の集金など、年間スケジュールはほぼ毎年繰り返されていますので、テンプレート（定型文）があれば時候の挨拶などを変えることでいろいろな通知文を作成できます。
様々なパターンのお知らせの文例をご紹介いたします。
班長交代のごあいさつ
〇〇〇自治会の皆様へ
自治会長就任のご挨拶
〇〇の候、皆様方には、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素は、自治会活動にご理解とご協力を賜り感謝申し上げます。
さて、私こと、〇〇〇〇〇は、この度令和〇年○月○日の第〇〇回定時総会決議によりまして
自治会長に就任いたしました。
たいへん未熟ものではありますが、誠心誠意努めてまいりますので、何卒皆様方のご支援を賜り
ますようお願い申し上げます。
令和〇〇年〇月〇日
自治会長 〇〇〇〇〇
総会開催のお知らせ
令和〇〇年〇月〇日
〇〇〇町内会の皆様
〇〇〇町内会
班長 〇〇〇〇〇
令和〇〇年度第○回総会の開催についてお知らせ
〇〇の候、皆様におかれましては、健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。
表題の件につきまして、下記の通り開催をいたしますので、ご出席いただきますようお願いいたします。
なお、ご都合により欠席をされる方は、委任状の提出が必要となります。
別紙の委任状に必要事項を記入の上、〇月〇日迄に〇〇〇〇〇までご提出ください。
記
1. 開催日時 令和〇〇年〇月〇日（〇）午後〇時～
2. 場所 〇〇〇町公民館
3. 議題 1.
2.
3.
総会欠席の委任状
令和〇〇年度第〇回総会委任状
私は、自治会長 〇〇〇〇〇様に、令和〇〇年度第〇回総会における権利を委任いたします。
令和〇〇年〇月〇日
住所
氏名 印
会費の集金のお知らせ
令和〇〇年〇月〇日
〇〇〇町内会の皆様
〇〇〇町内会
班長 〇〇〇〇〇
〇〇年度町内会費集金のお知らせ
〇〇の候、皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素は、町内会の活動にご理解とご協力を賜り感謝申し上げます。
さて、下記の要領にて〇〇年度の町内会費を集金させていただきたく存じます。
ご協力の程、よろしくお願いいたします。
なお、集金を円滑に行うため、お釣りが出ないようご準備いただきますと幸いに存じます。
記
1. 町内会費 6，０００円 （1,000円×6カ月分）
2. 集金期間 〇月〇日～〇月〇日
3. その他 集金期間内に不在のご予定の方は、あらかじめ会費を〇〇〇へお渡しくださいますようお願いいたします。
町内一斉清掃実施のお知らせ
令和〇〇年〇月〇日
〇〇〇町内会の皆様
〇〇〇町内会
班長 〇〇〇〇〇
町内一斉清掃実施についてお知らせ
〇〇の候、皆様には、ますますご清祥のことと存じます。
日頃は、町内会活動にご理解とご協力をいただきましてありがとうございます。
さて、下記の通り町内一斉清掃を行いますので、ご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
1. 日時 令和〇〇年 〇月 〇日 午前〇時～
2. 集合場所 〇〇公民館前
3. 服装・持ち物 汚れても良い服装、靴、軍手、帽子、タオル、草刈り鎌や清掃道具など
4. その他 雨天の場合は中止します。
夏祭り開催のお知らせ
令和〇〇年〇月〇日
〇〇〇町内会皆様
〇〇〇町内会
会長 〇〇〇〇〇
夏まつり開催のご案内
盛夏の候、皆様におかれましては、ご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、毎年恒例の夏祭りの時期となりました。
今年も下記の日程で開催いたしますのでご案内申し上げます。
ご多忙とは存じますが、ご家族、ご近所お誘い合わせの上、是非ご参加くださいますようお願いいたします。
記
1. 日時 令和〇〇年〇月〇日（〇）〇時～
2. 場所 〇〇〇公民館前
3. 催し内容
4. その他 雨天の場合は中止します。
行事の開催中止のお知らせ
令和〇〇年〇月〇日
〇〇〇会の皆様
〇〇〇会
班長 〇〇〇〇〇
〇〇〇開催中止のお知らせ
〇〇の候、皆様には、ますますのご清栄のことと存じます。
さて、令和〇〇年〇月〇日開催を予定しておりました〇〇〇〇〇につきまして、新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から、止む無く開催の中止を決定いたしました。
準備を進めていただいていた皆様には、ご迷惑をお掛けすることとなり大変申し訳ありません。
何卒ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。
回覧文書の時候のあいさつ
必要な事柄を通知するための回覧板ですが、いつも決まった文面では事務的で硬い印象になります。
しかし、ご近所への回覧であるものの、高齢の方から若い家族の方それぞれ年代も異なりますし、ビジネス文書のように硬すぎず、砕けすぎないようにどのような文書にすればよいのか考えてしまいます。
柔らかい印象の文書にしたい、そのような場合に時候の挨拶をかえて、利用できる季節の挨拶をご紹介しますので参考にしてください。
時候の挨拶
文書などで「〇〇の候」という言葉をよく見ますがそれが時候の挨拶です。
時候の挨拶とは、季節を盛り込んだ挨拶のことをで、少し硬いイメージですが時候の挨拶を使うと文書の格が高まります。
四季が豊かである日本では季節を表現することばが多くあります。
時候の挨拶は文書作成の時より、少し先の時期を考えてことばを選ぶのが良いでしょう。
時候の挨拶のあとに、季節にあった書き出し文を続けて書き、本文へと書き進めます。
1月の時候の挨拶と書き出し
初春の候、新春の候、寒風の候、寒中の候、厳寒の候、大寒の候、
皆様にはお元気で新年をお迎えのことと存じます
寒気ことのほか厳しい日が続いております
毎日寒さが身にこたえるこの頃です
2月の時候の挨拶と書き出し
晩秋の候、立春の候、余寒の候、春寒の候、残雪の候、向春の候
暦の上ではもう春ではありますがまだまだ肌寒い日が続いております
陽ざしが段々と春めいてまいりました
梅の便りが聞こえてくるこの頃です
3月の時候の挨拶と書き出し
早春の候、仲春の候、春色の候、春分の候
一雨ごとに暖かくなってまいりました
桃の節句が近づきたいへん春らしい気候になりました
寒さ暑さも彼岸まで、と言われるように春らしい陽気になってきました
4月の時候の挨拶と書き出し
陽春の候、桜花の候、春風の候、春陽の候、晩春の候
春爛漫の季節となりました
桜の花盛りもいつしか過ぎ、葉桜の時期となりました
過ぎていく春を惜しむこの頃です
5月の時候の挨拶と書き出し
新緑の候、立夏の候、薫風の候、若葉の候
青葉若葉の香るさわやかな季節となりました
風薫る五月緑が美しい頃となりました
初夏の風が心地よい季節となりました
6月の時候の挨拶と書き出し
初夏の候、青葉の候、新緑の候、向暑の候、梅雨の候
あじさいの花が雨ごとに色づいてきました
梅雨空のうっとしい季節となりました
梅雨明けが待ち遠しいこの頃です
7月の時候の挨拶と書き出し
盛夏の候、小暑の候、盛夏の候、暑中の候、大暑の候
梅雨も明け暑さが日ごとに増してきました
うっとうしい梅雨がようやく明け暑さひとしおとなりました
蝉の声もひときわ高くなったこの頃です
8月の時候の挨拶と書き出し
立秋の候、晩夏の候、残暑の候、秋暑の候
立秋とは名ばかりでまだまだ暑い日が続いております
暑さもようやく峠を過ぎました
朝夕には、秋の気配を感じるこの頃です
9月の時候の挨拶と書き出し
初秋の候、涼風の候、秋涼の候、秋色の候
鈴虫の鳴き声が美しく聞こえる時期になりました
朝夕ようやく過ごしやすくなりました
9月に入りましたが残暑がまだ続いているこの頃です
10月の時候の挨拶と書き出し
秋色の候、秋晴れの候、紅葉の候、秋冷の候
日ごとに秋の深まりを感じる頃となりました
紅葉のたよりが聞こえる頃となりました
さわやかな秋晴れの日が続いております
11月の時候の挨拶と書き出し
晩秋の候、紅葉の候、落葉の候、向寒の候
銀杏の木々が色づく季節となりました
日ごとに寒さが増し、秋も深まってまいりました
朝晩めっきり寒くなり秋の終わりを感じる頃となりました
12月の時候の挨拶と書き出し
初冬の候、師走の候、寒冷の候
年の瀬を迎える時期となりました
各地で初雪の便りが聞かれますこの頃です
師走に入り寒さも日ごとに増してきました
無難な挨拶文を利用する
毎日、仕事や家事で忙しい日々、そんな合間に班長の仕事を行うのは大変ですよね。
そのような場合は、事務的な印象を与えますが、どの場合でも使える文を利用して作成するのも良いでしょう。
1. 〇〇の候、皆様方には、ますますのご清祥のことと存じます。
平素は、町内会活動に賛同いただき感謝申し上げます。
2. 〇〇の候、皆様方におかれましては、健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。
日頃は、自治会の活動にご協力を賜り御礼申し上げます。
まとめ
次は自分が班長になる番であるとわかっていてもいざとなると、どのような仕事をするのかわからないことも多く不安になりますまた、任務の多さに驚くこともあるでしょう。
しかし、町内会や自治会の行事などは、1年を通して同じ行事を繰り返していることが多いはず。
役員交代に始まり、町内清掃や夏祭りやその他行事のお知らせ、会員の招集のお願い、また会費の徴収の方法など決まっている事もあるので、前任者の方より引き継いだ議事録や記録ノートで年間の活動を、前もって確認しておくこともできます。
そして、煩わしい回覧通知の作成などはテンプレート（定型文）などを利用して、少しでも作業を軽減して1年間の任務を乗り切りましょう。
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